Projeto elaborado para ONG : CEPEH - RJ - Centro de Estudos e Pesquisas Homeopáticas

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COMO TRABALHAR COM VOLUNTÁRIOS NA CAPTAÇÃO DE RECURSOS

Quando falamos de captação de recursos para uma organização, podemos estar falando em captação de dinheiro, de materiais, de produtos, equipamentos, espaços físicos para a realização de atividades ou eventos e, sem dúvida, de pessoas. A existência de voluntários, neste sentido, já é uma forma de captação de recursos – recursos humanos.

Os recursos humanos são essenciais na captação de outros recursos para uma organização, já que são necessárias pessoas para fazerem contatos com potenciais doadores, para ajudar na montagem de uma mala direta, na organização de eventos, em atividades de telemarketing, etc.

A captação de recursos é uma atividade que deve permear toda a organização. Todos os funcionários e voluntários (sejam da linha de atendimento, diretores ou conselheiros) podem e devem participar das atividades de captação de recursos e, neste sentido, mesmo os funcionários de outras áreas da organização podem ser voluntários.

Gerenciar pessoas já não é uma tarefa fácil, gerenciar voluntários apresenta alguns desafios adicionais. Estamos lidando com pessoas com motivações diferentes, disponibilidades diferentes, expectativas diferentes e com apenas uma coisa em comum – não estão ganhando nada (financeiramente) para desenvolver o trabalho proposto.

O que estamos discutindo aqui, portanto, é como aproveitar o melhor de cada uma destas pessoas, gerenciando os conflitos e dificuldades que irão surgir neste processo.

É importante pensarmos em alguns aspectos desta questão:

1. Como cada uma destas pessoas pode ajudar? Que atividades estas pessoas podem desenvolver? Que contatos elas têm que podem ser úteis para a organização?

2. De quantas pessoas dispomos?

3. Que estrutura é necessária para gerenciar as atividades deste grupo?

4. Como vamos fazer para envolvê-las, motivá-las e controlar seu trabalho?

5. Que materiais são necessários para que estas pessoas possam desenvolver suas atividades de maneira mais produtiva. Este planejamento deve ser feito antecipadamente, juntamente com o planejamento da captação como um todo, já que algumas das conclusões que vamos chegar ao analisar os recursos humanos de que dispomos podem afetar as decisões de como o plano como um todo deve ser conduzido.

QUE ATIVIDADES OS VOLUNTÁRIOS PODEM DESENVOLVER

A princípio qualquer atividade pode ser desenvolvida por voluntários. Existem dois caminhos que podemos seguir:

1. Depois de elaborado o plano de captação (no qual foram pensadas estrategicamente as atividades que devem ser realizadas para captação de recursos) a organização seleciona os voluntários para desenvolverem o trabalho. Esta é a situação ideal, já que a organização primeiro estabelece o que precisa ser feito e depois seleciona as pessoas que podem desempenhar aquela(s) tarefa(s) com eficiência. Para que esta possibilidade exista, a organização precisa contar com uma grande variedade de voluntários cadastrados. Estes voluntários vão sendo chamados a participar sempre que surgirem atividades que demandem as aptidões específicas que cada um deles têm. Esta é a forma mais eficiente de trabalhar, já que aproveitamos as aptidões e habilidades de cada pessoa. Na realidade a situação que encontramos no mercado em geral é um pouco diferente desta, já que as organizações não dispõem de tantas alternativas de recursos humanos disponíveis.

2. Selecionados os voluntários, vamos fazer um levantamento de suas habilidades e aptidões e pensar como podemos explorá-las da melhor maneira possível. Quando a organização não dispõe de muitas alternativas de recursos humanos disponíveis, este pode ser um caminho interessante. É melhor aproveitar as habilidades de um voluntário que esteja disponível, do que insistir em captar recursos através de canais sobre os quais não se tem conhecimento e/ou acesso. É preciso tomar cuidado, no entanto, para não perder boas oportunidades de mercado porque a organização não conseguiu enxergar alternativas para os métodos tradicionais de captação que seus voluntários estabeleceram como ideal.

Para que possamos aproveitar o melhor destas duas alternativas, a sugestão é:

· Elabore um plano de captação de recursos “ideal”;

· Identifique as habilidades necessárias para desenvolvimento das atividades do plano;

· Monte um cadastro de voluntários disponíveis e identifique as habilidades de cada um deles;

· Faça um cruzamento das duas informações e tente ajustar o plano para que fique o mais próximo possível do ideal e aproveite da melhor maneira possível as habilidades dos voluntários disponíveis.

COMO ENVOLVER OS VOLUNTÁRIOS NAS ATIVIDADES DE CAPTAÇÃO

Algumas organizações têm facilidade em atrair voluntários, mas têm uma certa dificuldade em mantê-los. A captação de recursos, como sabemos, é um processo que às vezes demanda tempo e, por isso, precisamos de voluntários “fixos”: pessoas que estejam comprometidas com o trabalho e que tenham o compromisso de levar a cabo as atividades e os contatos que foram iniciados.

Para que um voluntário permaneça trabalhando por um longo período para uma organização, ele deve estar ainda mais motivado a participar do que os funcionários remunerados.

O voluntário tem que enxergar:

1. Que faz diferença;

2. Que seu trabalho é importante;

3. Que está sendo reconhecido por desenvolver este trabalho e pelo apoio que dá a esta organização.

Motivação é a palavra chave! É importante que os voluntários recebam o retorno que esperam com o trabalho que estão realizando.

O complicado aqui é saber o que cada voluntário espera. Como estamos lidando com pessoas, as motivações de cada voluntário podem ser muito diferentes e, para isso, teremos que desenvolver a difícil tarefa de estudar as motivações de cada pessoa.

Pode ser interessante, desenvolver um pequeno questionário (ou uma breve entrevista), através do qual a organização possa conhecer melhor seus voluntários e entender mais profundamente quais são as suas motivações.

Também é importante que a atividade seja acompanhada (supervisionada) com freqüência, para que o voluntário não se sinta demasiadamente “solto”. Isso não significa controlar cada passo que o voluntário dá. Lembre-se que eles estão ali para ajudar, dividindo as tarefas. Se a supervisão for freqüente demais ou profunda demais, a equipe de supervisão vai ficar ainda mais sobrecarregada e os voluntários, ao invés de ajudar, podem até atrapalhar.

COMO FAZER A SUPERVISÃO E AVALIAR OS VOLUNTARIOS

Levando em consideração que o voluntário foi selecionado para desempenhar uma tarefa específica, é fácil imaginar que haverá um detalhamento do que deve ser feito, em que prazo e com que recursos. Se o plano de atividades tiver sido feito desta maneira, ficará fácil implantar um sistema de supervisão deste trabalho.

O desenvolvimento de um plano de ação, portanto, é a chave para a supervisão do trabalho dos voluntários (e também dos funcionários remunerados). Pode ser interessante estabelecer reuniões regulares de acompanhamento do plano. Sempre que planejamos uma atividade composta por várias etapas de trabalho (como um plano de captação de recursos), é importante que haja momentos pré-definidos de avaliação do andamento das ações propostas.

Além desta ser uma forma justa e clara de cobrar o trabalho de todas as pessoas envolvidas (já que cada um sabe o que deve fazer, quando, qual a importância do seu trabalho dentro do todo e qual o impacto de um atraso de sua parte no trabalho de outras pessoas), a tendência é que as pessoas entendam estas datas como “dead-lines” e que realizem a sua parte até a data do próximo encontro.

A supervisão, portanto, deve ser freqüente e baseada em informações pré-acordadas (das atividades que deveriam ser realizadas). Isso não significa que não possam acontecer atrasos ou contratempos durante a execução do plano. O supervisor tem que ter a habilidade de reconhecer quais os problemas que levaram ao não cumprimento das atividades acordadas – corpo mole, falta de habilidade do voluntário para aquela tarefa, falta de suporte da organização, problemas externos, etc. – e avaliar como esta dificuldade será contornada para que o sucesso do plano não seja comprometido.

Este já é o começo da avaliação do trabalho dos voluntários. Quando fazemos reuniões de acompanhamento com freqüência, estamos construindo dia após dia, uma avaliação de cada um dos voluntários envolvidos nas atividades de captação de recursos. O desempenho sendo bom, isto é, se as atividades estiverem sendo desenvolvidas a contento, ótimo; se não for bom, é preciso fazer uma análise da situação e definir o que fazer.

Podemos pensar em várias alternativas:

· É possível melhorar o desempenho do voluntário naquela atividade?

· É possível aproveitá-lo em outra função que atenda às suas expectativas e que efetivamente ajude a organização?

· É melhor desligá-lo? Pode parecer estranho falar em “demissão” de voluntários, mas a organização precisa ter em mente que o voluntário está ali para ajudá-la, mais do que para ser ajudado. É possível, portanto, “demitir” voluntários que não estejam trazendo os resultados desejados (ou combinados com o restante do grupo), mas é claro que isso deve ser o resultado de sucessivas avaliações negativas. Quando o grupo como um todo percebe que aquele voluntário não está desenvolvendo suas atividades como proposto, é até bom que ele seja desligado, para não criar desânimo entre os demais voluntários.

COMO DAR RECONHECIMENTO PARA OS VOLUNTARIOS PARTICIPANTES

Da mesma forma que podemos “demitir” voluntários que não atendem às nossas expectativas, certamente também devemos dar reconhecimento para os voluntários que atendem (e até superam) às expectativas.

Imaginando que a organização tenha feito a pesquisa sugerida para conhecer melhor as motivações dos voluntários, ela precisa, em algum momento, dar a eles o retorno que esperam. É claro que alguns retornos são imediatos ou constantes: “o prazer de ver o desenvolvimento de uma comunidade” poderá ser observado pelo voluntário no dia-a-dia, à medida que as atividades vão sendo desenvolvidas. Mas muitas pessoas tornam-se voluntárias em função do reconhecimento que vão ter e, desta forma, esta é uma atividade que não pode ser negligenciada.

O reconhecimento pode ser simples, feito dentro do próprio grupo, ou pode ser um reconhecimento público, em um evento, por exemplo.

Algumas organizações realizam eventos anuais de reconhecimento de voluntários: uma festa em

que serão “premiadas” as pessoa que ajudaram com seu trabalho voluntário ao longo do ano. Estas pessoas podem receber um diploma, um troféu ou simplesmente ter seu nome citado na presença de pessoas que sejam importantes para elas (sejam familiares, empregadores ou amigos).

O que precisamos ter em mente é que da mesma forma que estamos avaliando nossos voluntários, também estamos sendo avaliados por eles. Se nesta avaliação eles tiverem a percepção de que não tiveram o retorno que desejavam (os itens que citaram na nossa pesquisa), eles provavelmente irão procurar outras organizações para oferecer seu trabalho e, desta forma, perderemos o voluntário.

Trabalhar com voluntários, portanto é uma tarefa muito gratificante e economicamente viável, mas que precisa ser planejada de maneira detalhada para que se obtenha os resultados desejados.

Além do planejamento detalhado do trabalho que será realizado, deve-se ter especial atenção com a seleção, a avaliação de desempenho e as ações de motivação dos voluntários para que a ação de captação com a participação de voluntários seja realmente eficiente.

PEQUENOS EVENTOS PARA CAPTAÇÃO DE RECURSOS

Grande parte das organizações do terceiro setor surgiu da iniciativa de uma pessoa ou de um grupo de pessoas que acreditavam em uma causa e começaram a lutar por ela.

Seja beneficiando pessoas ou trabalhando no sentido de preservar o meio ambiente, as organizações do terceiro setor têm um papel muito importante para o desenvolvimento da sociedade como um todo.

Como há uma grande demanda por todos os tipos de serviços de educação, saúde e assistência social, é normal que as instituições passem, logo após a sua constituição, por um período de rápido crescimento.

Este crescimento (ampliação do atendimento ou do número de serviços prestados) está sempre acompanhado de um aumento de despesas - derivado da necessidade de mais funcionários e voluntários, de mais material de consumo e de controles gerenciais e administrativos mais complexos.

É claro que boa parte das organizações brasileiras conseguiu crescer de forma estruturada, desenvolvendo sistemas eficientes de captação de recursos e garantindo a sustentabilidade de suas atividades, mas, o que observamos em muitos casos, é que as organizações lutam dia-a-dia por sua sobrevivência, fazendo verdadeiros milagres para se manterem funcionando.

O ideal seria que os gestores das organizações pudessem pensar sobre o crescimento do seu negócio de forma estruturada, que desenvolvessem um planejamento estratégico para a organização e um plano de captação de recursos que os ajudasse a sair desta situação de dificuldade financeira permanente.

Mas se há falta de recursos humanos e falta de recursos financeiros, como bem sabemos, como o gestor da organização poderá se dedicar a estas atividades que, além de tomarem bastante tempo, não trazem resultados de curtíssimo prazo? Como colocar em prática as idéias de planejamento para captação de recursos, sem saber de onde tirar o dinheiro para pagar os funcionários na semana que vem? Como fazer um planejamento estratégico, sem saber se a organização terá condição de manter as atividades até o final do ano?
Aparentemente, o problema da maior parte das organizações brasileiras é de curtíssimo prazo, o que dificulta muito a implantação da gestão baseada em planos estratégicos de prazo mais longo.
Esta dificuldade não invalida de forma alguma o planejamento estratégico, muito pelo contrário, demonstra o quanto este planejamento é importante para a continuidade do trabalho desenvolvido e para que a administração possa ser conduzida com mais tranqüilidade, mas deixa claro que existe a necessidade de pensar em medidas emergenciais que ajudem as ONGs a buscarem alternativas de fontes de financiamento de curto prazo para que seus administradores possam começar a se dedicar ao planejamento de forma mais estruturada.

Esta atividade irá ajudar os gestores a escaparem do círculo vicioso da falta de recursos que acontece da seguinte maneira:

· A falta de recursos financeiros para as despesas de manutenção das atividades leva, normalmente, à diminuição da estrutura gerencial (já que os recursos devem ser prioritariamente destinados às atividades fim).

· A falta de gerenciamento das atividades dificulta a tomada de decisões e o bom andamento do trabalho realizado e,

· Normalmente, leva a uma dificuldade relacionada às atividades de prestação de contas aos parceiros e ao marketing da instituição.

· A falta de exposição e visibilidade dificulta a manutenção das parcerias atuais e a formação de novas parcerias.

· A falta de parceiros realimenta o problema da falta de recursos.

A profissionalização do terceiro setor é, evidentemente, um processo sem volta. As técnicas mais modernas de administração (utilizadas pelas empresas privadas) precisam ser incorporadas por estas instituições, a fim de tornar o seu trabalho cada vez mais produtivo e atender às demandas
dos parceiros financiadores.

A equação que precisamos resolver aqui é como conseguir manter uma estrutura administrativa condizente com as necessidades da organização, mesmo quando nossos principais parceiros preferem direcionar suas doações para as atividades fim, não concordando em destinar recursos para as atividades administrativas da ONG parceira. Garantir receitas para a sustentação da administração não é uma tarefa tão difícil. O importante é que a organização saiba onde quer chegar e consiga mobilizar pessoas para ajudarem neste processo.

Os eventos, assim como as pequenas doações de pessoas físicas, têm esta importante característica. São o que convencionamos chamar de “dinheiro não carimbado”, isto é, quem doa estes recursos (por exemplo através da compra de convites para uma festa beneficente), não irá determinar como ele deve ser gasto. Desta forma, os administradores da organização podem direcionar estes recursos para a sustentação das despesas administrativas, resolvendo, desta maneira, o dilema apresentado acima.

Organizar eventos, no entanto, não é uma tarefa fácil. Existem algumas características importante que devem ser observadas para que o evento seja bem sucedido: Pense na capacidade de sua organização – é melhor começar organizando eventos pequenos, mesmo que eles não rendam muito dinheiro. A experiência que a organização vai adquirindo é muito importante para que futuros eventos (maiores) sejam bem sucedidos. Se a sua organização tem uma estrutura boa, conta com a participação de voluntários, é possível pensar, desde o início, em eventos de maior complexidade operacional.

Planeje - O evento deve ser planejado com antecedência e de forma completa. O instrumento básico para gerenciamento de um evento deve ser o cronograma de ações. Nele estarão todas as informações referentes ao evento: quais as atividades necessárias, quem são os responsáveis por cada uma delas, em que ordem devem ocorrer, quais os prazos para cada etapa, etc.

Elabore um plano - nunca pressuponha nada, esteja atento a cada detalhe. Tente pensar nas possíveis contingências e em como as dificuldades serão contornadas quando ocorrerem, a fim de evitar que seja despendido um grande esforço na organização e o resultado do evento não seja satisfatório.

Desenvolva um plano de comunicação – um dos resultados paralelos mais importantes de um evento é a publicidade. Além do retorno financeiro que o evento pode ter, ele pode ser uma ferramenta muito útil na divulgação das atividades da sua organização, pode ajudar a trazer novos parceiros e a aproximar pessoas que, posteriormente, poderão trabalhar como voluntárias, ou ajudar no desenvolvimento das atividades de diversas maneiras. Todo evento pode ser visto sob 3 aspectos: a arrecadação de fundos, a divulgação da organização e a aproximação de pessoas chave para trabalhos futuros.

Selecione as pessoas chave – uma das etapas mais importantes na organização de um evento é a mobilização das pessoas (funcionários ou voluntários) que estarão envolvidos na execução das atividades necessárias à implantação do evento. Em primeiro lugar é preciso selecionar pessoas que tenham capacidade e disponibilidade para assumir as tarefas que lhes serão designadas.

Mantenha todos os participantes bem informados – como todo trabalho em grupo, é fundamental que todos os participantes estejam informados do andamento das atividades. Reuniões periódicas de acompanhamento do cronograma ajudam a manter o grupo unido e bem informado sobre as necessidades que forem surgindo. É importante que estas pessoas estejam envolvidas e comprometidas com as atividades que lhes foram designadas, a fim de que o cronograma seja cumprido e que o evento seja realizado conforme o planejado. Normalmente são muitas as atividades necessárias à organização de um evento e elas, provavelmente, estão encadeadas em uma seqüência. Isso significa que se uma pessoa envolvida em uma etapa da organização do evento não cumprir suas tarefas no prazo especificado, ela poderá comprometer toda a organização do evento ou, no mínimo, dificultar o trabalho das outras pessoas envolvidas. Como em todo trabalho em equipe, é fundamental que as pessoas chave sejam selecionadas com rigor e estejam envolvidas e comprometidas com suas tarefas.

Elabore um orçamento – é fundamental saber de antemão quais os custos envolvidos na elaboração do evento e qual o retorno que se espera ter com a sua realização. Mesmo que o evento tenha como objetivo captar recursos para a organização, é muito provável que seja necessário fazer algum investimento para a sua implantação. Por exemplo: uma organização que esteja planejando um almoço beneficente precisará comprar os alimentos, alugar instalações, etc. É claro que este dinheiro será reposto no caixa da organização com a venda dos convites (e ainda haverá um lucro), mas é possível que seja necessário investir antecipadamente em alguns itens e é importante que isso seja previsto no fluxo de caixa da organização.

Controle sua arrecadação financeira – monte uma planilha de controle de gastos e receitas. Conforme o tipo de evento organizado, é possível que existam várias fontes de entrada de dinheiro (venda de convites, venda de alimentos e bebidas durante o evento, patrocínios de atividades, etc.). É importante controlar todas estas “fontes”, não apenas para evitar desvios de dinheiro, mas também para que se possa analisar, no futuro, quais foram as fontes de recursos mais eficientes e, conseqüentemente, planejar melhor os resultados das próximas edições do evento.

Agradeça todos os voluntários e funcionários envolvidos – é sempre muito simpático receber agradecimentos por um trabalho desenvolvido. Seus funcionários e voluntários certamente se sentirão muito valorizados ao receberem uma carta de agradecimento ou ao serem reconhecidos por sua colaboração ao longo do próprio evento. Se você tem planos de repetir a experiência no futuro, é importante que todas as pessoas envolvidas sintam-se reconhecidas e motivadas. Isso pode aumentar as chances de sucesso dos próximos eventos organizados.

Organizar eventos é uma atividade bastante trabalhosa, mas os resultados podem ser muito positivos. Uma organização que consiga montar um cronograma anual de eventos (com 4 ou 5 eventos sendo realizados ao longo do ano) provavelmente conseguirá arrecadar os recursos necessários para a manutenção de sua estrutura administrativa.

A medida que a organização vai colocando estas ações em prática, seus gestores têm mais tempo para se dedicar ao planejamento estratégico e à captação de recursos. Principalmente, à busca de parcerias que irão formar a “base de sustentação” do seu projeto social, rompendo o ciclo vicioso de falta de recursos que citamos acima.

É claro que este é um processo um pouco demorado, que precisa ser realimentado continuamente e que envolve a necessidade de participação de um grande número de colaboradores, mas os eventos devem ser vistos pelas organizações como uma forma razoavelmente simples de captar recursos suficientes para que os gestores possam parar de se preocupar tanto com as contas que estão vencendo e começar a pensar no desenvolvimento de sua organização de forma mais estratégica.

Trabalho Desenvolvido Por:

Flavio Schuencker

Luana Pinheiro

Rodrigo Souza

Campus:

Bangu

Disciplina:

Pesquisa Mercado em Marketing

Turno: Noite

Orientação:

Profª Rianelli